ATRICON y otras entidades recomiendan que aprovechar las actas de registro de precios sea una medida excepcional

El 04/02/2025, la Asociación de Miembros de los Tribunales de Cuentas de Brasil (Atricon), el Instituto Rui Barbosa (IRB), el Consejo Nacional de Presidentes de los Tribunales de Cuentas (CNPTC), la Asociación Brasileña de Tribunales de Cuentas de Municipios (ABRACOM) y la Asociación Nacional de Ministros y Consejeros Suplentes de los Tribunales de Cuentas (AUDICON) emitieron la Nota de Recomendación Conjunta nº 01/2025 recomendando que los Tribunales de Cuentas brasileños adopten o amplíen procedimientos para monitorear la adhesión a los registros de precios por parte de los órganos y entidades bajo su jurisdicción.

Las directrices que la Nota de ATRICON y otras entidades recomiendan adoptar por los Tribunales de Cuentas a la hora de supervisar el cumplimiento de los registros de registro de precios (el llamado “carpooling”) son las siguientes:

“1. La adhesión a los registros de precios deberá realizarse excepcionalmente y mediante un trámite administrativo específico;

2. La posibilidad de adhesión deberá estar expresamente prevista en el pliego de cargos del sistema de registro de precios o en la propia acta, en los casos de renuncia y no exigencia de licitación (art.82, §6º Ley nº 14.133/21);

3. El proceso de adhesión deberá ir acompañado, como mínimo, de los siguientes elementos:

a) instrumentos preparatorios de los contratos previstos en la Ley nº 14.133/21, especialmente estudio técnico preliminar, documento de formalización de la demanda y términos de referencia o proyecto básico;

b) análisis cualitativo del objeto inscrito, que demuestre que satisface plenamente las necesidades del organismo o entidad adherente, especialmente en lo relativo a las condiciones de ejecución, recepción y pago y a las garantías ofrecidas;

c) justificación de la ventaja de la adhesión, incluso en situaciones de probable escasez o discontinuidad del servicio público;

d) demostración, mediante la utilización de los parámetros establecidos en el art. 23 de la Ley nº 14.133/21, que los valores registrados sean compatibles con los practicados en el mercado;

e) consulta previa con el organismo o entidad gestora y el proveedor;

f) acto formal de aceptación por parte del órgano o entidad gestora, con declaración expresa de que la adhesión prevista se encuentra dentro de los límites legales (art. 86, §§ 4º y 5º);

g) acto formal de aceptación por parte del proveedor, con declaración expresa de que tiene las condiciones para cumplir el contrato pretendido con la adhesión sin perjuicio de los compromisos ya asumidos;

h) constancia de investigación de los registros vigentes de precios del objeto en el Portal Nacional de Contrataciones Públicas (PNCP) y justificación de la elección, si existen alternativas;

4. La búsqueda de actas en el PNCP deberá ser realizada por el propio órgano o entidad participante, sin participación de particulares;

5. Cualquier participación de particulares en la identificación del acta vigente para el efecto deberá ser mencionada en el proceso de adhesión y no elimina el deber del órgano o entidad adherente de realizar y acreditar en el PNCP la referida investigación y justificar la elección, en caso de existir alternativas;

6. Antes de expedir el acto formal de aceptación, el órgano o entidad gestora deberá verificar el cumplimiento de los límites cuantitativos previstos en los §§ 5 y 6 del art. 86 de la Ley nº 14.133/21 y demás límites eventualmente previstos en la reglamentación de la respectiva entidad federativa;

7. La adhesión al acta debe estar sujeta a previo control de legalidad por parte de la asesoría jurídica del órgano o entidad (art. 53, § 4º de la Ley nº 14.133/21);

8. Los órganos y entidades gestoras deberán realizar el control y gestión de las actas, poniendo a disposición, al menos, la siguiente información en los respectivos portales de transparencia:

I – las cantidades registradas, los contratos firmados y los saldos, por ítem;

II – solicitudes de adhesión aceptadas y completadas, con identificación del órgano o entidad adherente, del objeto y de su cantidad;

9. Las actividades y procedimientos relacionados con el cumplimiento y manejo de las actas vigentes deberán estar sujetos a regulación administrativa por parte de los órganos y entidades de la Federación;

10. La adhesión a las actas de un consorcio público por parte de otro consorcio público se permite exclusivamente para su propio consumo, no siendo aplicable la extensión de la adhesión a los órganos y entidades del consorcio;

11. En cumplimiento de los principios de publicidad, transparencia y acceso a la información, los resúmenes de las adhesiones deberán estar disponibles en los sitios web de los órganos o entidades relacionadas, independientemente del número de habitantes de la entidad federativa.

Además de dichas recomendaciones a los Tribunales de Cuentas, la Nota de Recomendación Conjunta N° 01/2025 también sugirió al Comité de la Red Nacional de Contrataciones Públicas que “evalúe la posibilidad de desarrollar o adaptar un mecanismo de divulgación de los contratos (o instrumentos similares) resultantes de la adhesión a los registros de precios por parte de un órgano o entidad de la administración pública estatal, distrital o municipal (y también para los 'Organismos No SISG' a nivel federal), a fin de asegurar la trazabilidad del proceso de compra original y su categorización como 'adhesión a ARP' o expresión similar”.

Entre todas las recomendaciones realizadas por Atricon, IRB, CNPTC, ABRACOM y AUDICON, destacamos la de que las adhesiones a las actas de registro de precios deben realizarse de forma excepcional y mediante un proceso administrativo específico, pues es claro que, si los Tribunales de Cuentas siguen los términos de la Nota de Recomendación Conjunta nº 01/2025, los órganos de control pasarán a exigir que la Administración Pública trate el piggybacking en Actas de Registro de Precios como una medida excepcional, algo que va en contra de lo que se ha visto en la práctica.

Escrito por Aldem Johnston

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